Arquitectura Empresarial - Uniendo el negocio y la tecnología
Publicado por José Ignacio Gonzalez el
Arquitectura de SolucionesArquitectura EmpresarialNegocioDirección de Tecnología e Innovación
¿Qué es la Arquitectura Empresarial?
Todas las empresas cuentan con áreas, procesos, aplicaciones de software, hardware y datos, en mayor o menor medida documentados y conocidos. Pero en muchos casos, no tienen la visión completa del ecosistema de la empresa y como se relacionan entre ellos.
Para capturar la visión completa del ecosistema de la empresa, surge el concepto de Arquitectura Empresarial (AE)
La arquitectura empresarial es un marco conceptual que proporciona a las empresas una imagen integral de su organización y las relaciones entre los principales activos, incluyendo procesos, personas, productos, servicios, aplicaciones, tecnología, documentos, etc.)
La adopción de un marco de arquitectura empresarial permite a las empresas analizar los puntos de mejora internos y externos que permitan la Transformación (Hacer cambios en algo que ya existe: optimizar, mejorar, automatizar…) y la Innovación (Hacer algo diferente o nuevo) proporcionando información relevante sobre los procesos, aplicaciones, datos e infraestructura.
La información recopilada, es un repositorio único de conocimiento de la empresa, que permite realizar análisis de brechas sobre todas las características que la componen y sirviendo como guía para la adopción de esos cambios, definiendo tanto el estado actual como futuro de la organización y siendo la base para las empresas de cara a diseñar sus planes estratégicos.
Componentes de una Arquitectura Empresarial
La arquitectura empresarial en una organización corresponde a la forma de representar de manera integral la empresa, permitiendo cubrir y considerar todos y cada uno de los elementos que la conforman.
Esto conduce a que se pueda establecer una visión clara sobre los objetivos, las metas y líneas de negocio en la empresa, comenzando desde la perspectiva estratégica (misión, visión, lineamientos e indicadores estratégicos), hasta llegar a una estructura actual y futura para los procesos de la organización; la cual incorpora algunos de los componentes que se consideran como críticos para su funcionamiento.
La base de la arquitectura empresarial está compuesta por los siguientes componentes o dominios.
- Arquitectura de Negocios: Define la estrategia de negocios, la gobernabilidad, la estructura y los procesos de la organización
- Arquitectura de Aplicaciones: Define cada uno de los sistemas de aplicación que se requiere implantar, las interacciones entre estos sistemas y sus relaciones con los procesos de negocio centrales de la organización
- Arquitectura de Datos: Define la estructura de los datos físicos y lógicos de la organización, y los recursos de gestión de estos datos
- Arquitectura Tecnológica: Define la estructura de hardware, software y redes requerida para dar soporte a la implantación de las aplicaciones de la organización
TOGAF como marco para el desarrollo de la Arquitectura Empresarial
Aunque existen diversos marcos para la puesta en marcha de una Arquitectura empresarial (Zachman, DoDAF, etc..) el más conocido y utilizado es TOGAF.
TOGAF (The Open Group Architecture Framework) fue desarrollado por los miembros de The Open Group Architecture Forum y ha ido evolucionando desde entonces.
La versión más reciente de TOGAF es TOGAF 10, cuyo lanzamiento se ha realizado en 2022.
Según los datos de Open Group en 2016 el 80% de las empresas Global 50 y el 60% de las compañías Fortune 500 lo estaban utilizando.
TOGAF ADM
TOGAF propone un ciclo de desarrollo de arquitecturas (ADM) basado en fases e iteraciones. Estos ciclos permiten la realización ágil de Arquitecturas Empresariales aportando en cada iteración valor a la Arquitectura Empresarial.
El método ADM consta de una fase preliminar y otras ocho fases iterativas. Cada uno tiene como objetivo cubrir un rol específico y describe completamente los aspectos esenciales. Estos incluyen identificar y comprender los objetivos, los requisitos de entrada, los pasos necesarios y la salida. Seguir las fases o etapas es fundamental para optimizar el potencial de TOGAF ADM.
Fase Preliminar - Marco y Principios
La fase preliminar define la orientación de la organización, en esta fase se define y examina el contexto de la organización y se identifican la estructura organizacional, así como la capacidad arquitectónica para realizar la arquitectura empresarial.
En esta fase se define:
- El alcance de la iteración.
- Las partes interesadas o Stakeholders participantes
- Visión general de los objetivos a conseguir
- Principios arquitectónicos sobre los cuales se va a desarrollar la iteración
- El proceso y los recursos para establecer el gobierno de la Arquitectura.
- Selección e implementación de las herramientas que apoyen la documentación arquitectónica.
Administración de requerimientos
La Administración de requerimientos es transversal a todas las fases de modelo ADM y debe tomarse en cuenta en todas las fases.
- Identificación, seguimiento y documentación de requerimientos.
- Informar sobre nuevos requerimientos a los interesados.
- Asegurar que el Proceso de Gestión de Requerimientos es mantenido y opera para todas las fases relevantes del ADM.
- Gestionar los requerimientos de Arquitectura identificados durante toda la ejecución del ciclo del ADM o una fase.
- Asegurar que los requerimientos de Arquitectura relevantes estén disponibles para que sean usados por cada fase, cuando la fase sea ejecutada
Fase A: Visión arquitectónica de la empresa
En la fase A se desarrolla una actividad principal del modelo, se establecen los alcances, limitaciones, restricciones del futuro modelo de arquitectura empresarial. En esta etapa se presenta y se crea la visión de la Arquitectura, se identifican y describen a los interesados, se valida la orientación del negocio y se crea en una vista de alto nivel lo que será el trabajo de arquitectura.
Fase B: Arquitectura de negocio
La fase B detalla la arquitectura de negocio de la empresa, incluyendo tanto estructura jerárquica (lo que, familiarmente llamaríamos el organigrama) donde se reflejan unidades organizativas, cadenas de mando y responsabilidades, como la estructura funcional (las dependencias, comunicaciones y procesos compartidos entre las áreas).
A medida que se desarrollan iteraciones, en la fase B, se incorporan otros elementos de gran importancia, como pueden ser, las capacidades o funcionalidades de cara área, los proveedores externos que colaboran con las mismas, el mapa de procesos, normativas y políticas que aplican, aplicaciones que utilizan para realizar su trabajo, etc.…)
Fase C: Arquitectura de aplicaciones
La fase C detalla la arquitectura de aplicaciones de la empresa donde se identificarán todos los sistemas que soportan el funcionamiento de la compañía, su funcionalidad, sus interacciones principales con otros sistemas y los elementos de información que gestiona. Se incluirá también cualquier aplicación de terceros que interactúen con las mismas.
A medida que se desarrollan iteraciones, se desglosan las aplicaciones en sus distintas partes, obteniendo la información técnica de las mismas, componentes, servicios e incluso los repositorios del código fuente si existiesen.
Fase D: Arquitectura tecnológica
La fase D aborta la documentación de la organización esencial de sistemas de TI, representada en hardware, software y tecnología de comunicaciones.
A medida que se desarrollan iteraciones, se profundiza en la información de los distintos elementos, como pueda ser modelo físico de datos.
Fase E: Oportunidades y soluciones (Análisis GAP)
En la fase E, se realizan los Análisis de Brechas o GAPs y se realiza el planteamiento de las soluciones para mitigarlos.
Dentro del análisis de brechas, se analiza toda la información disponible y se detallan los elementos distorsionantes de la empresa, como puedan ser, duplicidades, sinergias, errores o fallas en los procedimientos, etc.
Así mismo, se proponen las distintas alternativas para solucionarlos.
Fase F: Plan de migración
En la fase F se realiza la planificación para la realización de las soluciones acordadas, Se define la planificación inicial para la puesta en marcha de la arquitectura final e Identifican y agrupan los principales paquetes de trabajo necesarios.
Así mismo se definen posibles arquitecturas de transición o hitos a seguir dentro de la implementación.
Fase G: Implementación de Administración o Gobierno de Arquitectura
En la fase G se establece el gobierno de la arquitectura, mediante la definición de una serie de perfiles y responsabilidades institucionales, así como la responsabilidad a los integrantes del comité.
Fase H: Gestión del cambio de arquitectura
En la fase H se establece el modelo de Gestión del Cambio a adoptar adecuado a la cultura institucional y a la naturaleza de la transformación que se llevará a cabo gracias a la Arquitectura. Entre ellas se encuentran:
- Gestión del Liderazgo: manejo del cambio desde los directivos hacia sus colaboradores para que sean gestores activos de la transformación.
- Gestión de las Comunicaciones: establecimiento de los conductos y reglas de comunicación que soportarán el cambio.
- Gestión del Conocimiento: establecimiento de los mecanismos institucionales para que las personas estén informadas y se comparta el conocimiento generado desde la arquitectura.
- Gestión de Capacitaciones: definición y ejecución del plan de capacitación que acompaña el desarrollo de la arquitectura y a cada uno de los proyectos.
- Gestión de Competencias: apoyo en el mejoramiento de las competencias que deben adquirir las personas para continuar generando valor en el nuevo modelo de la entidad.
Un Caso Práctico
Vamos a realizar un pequeño caso práctico para ver la utilidad de la arquitectura empresarial. Si bien, únicamente vamos a reflejar en el mismo algunos puntos fundamentales que expliquen el contexto y la utilidad de la Arquitectura empresarial y no todo el desarrollo del mismo.
Para el caso práctico vamos a realizar una arquitectura empresarial para una compañía de seguros ficticia (Seguros AT).
Seguros AT ofrece a sus clientes diversos productos de seguros (seguro de vida, seguro de hogar, seguro de coches) mediante dos canales de venta (Web y telefónico mediante su call Center.). Seguros AT está regulada por la normativa de la DGSS (Dirección General de Seguros) y dispone de su propio departamento de cumplimiento Regulatorio.
Fase Preeliminar
Misión
Proveer a nuestros clientes el mejor producto para la protección de sus intereses, ofreciéndole a cada uno un prospecto adecuado de productos y precios, así como brindarles una atención personalizada, generando un valor agregado basado en innovación y creatividad.
Visión
Ser la mejor empresa nacional en seguros en calidad y servicio.
Objetivos estratégicos
Se establecen los siguientes objetivos estratégicos:
Mejorar la imagen empresarial:Con esta solución se reflejará un valor agregado para la empresa, reflejándose en el servicio al Cliente.
Reducir tiempos de operativas y time-to-market: Buscar la optimización de procesos y poner en el mercado las soluciones lo antes posible
Principios de la Arquitectura
Los principios son reglas de alto nivel que se deben tener en cuenta para el desarrollo de las arquitecturas empresariales sectoriales, institucionales y territoriales.
La parte fundamental de un ejercicio de arquitectura es contar con principios que guían el diseño y la evolución de los componentes y relaciones participantes de la arquitectura.
Contexto sobre los principios de Arquitectura Empresarial
| Principio | Administración por procesos |
|---|---|
| Enunciado: | Mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) de la organización a través del diseño, modelado, organización, documentación, monitoreo y optimización continua de los procesos institucionales. |
| Racional | Para satisfacer las necesidades de cambio derivados de necesidades en el modelo del negocio y su entorno, la operación de las áreas debe estar basada en procesos y ser rápidamente adaptable |
| Implicaciones | Diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma estandarizada los procesos de la organización. Habilitar herramientas para faciliten el entendimiento, visibilidad y control de los procesos de la organización Considerar las necesidades de todos los actores involucrados (Arquitectos de procesos, arquitectos de TI, dueños de proceso, usuarios, auditores, etc.) |
Principios Generales de Arquitectura para Negocio
| Principio | Costo/beneficio |
|---|---|
| Enunciado: | Garantizar que las inversiones en TI tengan un retorno medido a partir del impacto de los proyectos |
| Racional | Todas las inversiones tienen que basarse en un racional que identifique las mejoras productivas y justifiquen dicha inversión. |
| Implicaciones | Analizar las inversiones y el ROI de las mismas en términos económicos y de productividad. |
Principios Generales Arquitectura para la Gestión de la Información
| Principio | Información desde la fuente única |
|---|---|
| Enunciado: | Las fuentes de información ganan buena reputación a partir de procesos sistemáticos de generación de comunicación consistente. |
| Racional | La construcción de fuentes “oficiales” de información debe constituirse como una de las políticas de calidad y dichas fuentes deben gozar de alta reputación, creíbles y que permitan ser mejoradas continuamente. |
| Implicaciones | Los datos deben ser coherentes y organizados, manteniendo siempre la ultima versión de estos centralizada. |
| Principio | Información de calidad |
|---|---|
| Enunciado: | Las fuentes de información deben tener información consolidada y veraz. |
| Racional | En virtud que la información apoya la toma de decisiones a todo nivel, debe cumplir con los siguientes criterios: oportunidad, confiabilidad, completitud, pertinencia y utilidad. |
| Implicaciones | Los datos deben ser verificables y estar actualizados. |
Principios Generales de Arquitectura Aplicaciones
| Principio | Soporte multicanal |
|---|---|
| Enunciado: | El acceso a las aplicaciones para disponer servicios se hace a través de múltiples canales, incluyendo las tecnologías móviles |
| Racional | Cualquier aplicación debe proveer servicios que puedan ser invocados desde cualquiera de los canales actuales y futuros |
| Implicaciones | La arquitectura se desarrollará contando con servicios Rest que permitan la unificación de las llamadas a los mismos desde distintos canales. |
Principios Generales para los Servicios Tecnológicos
| Principio | Adaptabilidad |
|---|---|
| Enunciado: | Las implementaciones tecnológicas deben ser adaptables a las necesidades de redefiniciones en las funciones de negocio de las entidades |
| Racional | La adaptabilidad de los componentes tecnológicos debe minimizar los cambios, evitando siempre que sea posible la modificación de las fuentes de los servicios |
| Implicaciones | El diseño de la arquitectura debe ser modular, unificando funcionalidades para minimizar los tiempos de mantenimiento. |
Fase A - Visión de la Arquitectura
En esta fase vamos a determinar el alcance, las limitaciones y las expectativas del proyecto de implementación de AE (Arquitectura empresarial), así mismo se validaría el contexto de negocio y se obtendría las aprobaciones para comenzar el trabajo.
Determinación de alcance
El alcance de la propuesta de la arquitectura empresarial va ha ser únicamente la realización del AS-IS de la emisión de documentos, análisis de gaps y propuesta e implementación de mejora del mismo.
Fase B - Arquitectura de Negocio
La fase B detalla la arquitectura de negocio de la empresa, incluyendo tanto estructura jerárquica (lo que, familiarmente llamaríamos el organigrama) donde se reflejan unidades organizativas, cadenas de mando y responsabilidades, como la estructura funcional (las dependencias, comunicaciones y procesos compartidos entre las áreas).
Arquitectura de Negocio de la Línea Base
Roles de Negocio
| Id. Rol | Descripción del rol |
|---|---|
| Director General | Marca la estrategia de la compañía. |
| Cumplimiento Normativo | Define, revisa y aprueba toda la regulación de la compañía siguiendo las directrices de la SGSS |
| Marketing | Define la imagen de la compañía y el diseño de los documentos |
| Call Center | Se ocupa de la atención al cliente y realiza venta de productos. |
| IT | Desarrolla las aplicaciones y los mantenimientos de las mismas. |
Mapa de procesos y funciones de negocio (as – is)
| Proceso | Descripción | ROL |
|---|---|---|
| Definición de documentos | Definición de clausulado y estructura de documentos según normativa DGSS | Cumplimiento Normativo |
| Maquetación de documentos | Maquetación de los documentos según la imagen de la compañía | Marketing |
| Automatización de documentos | Generación de documentos | IT |
| Emisión de documentos | Emite los documentos relativos al cliente | Call Center |
Mapa de Proceso
Fase B - Arquitectura de Información
Entidades del modelo lógico de datos del proceso de negocio.
Los datos que se utilizan en el proceso de emisión son los referentes al cliente y que se recogen en la aplicación de CRM:
Nombre de la Entidad: Asegurado
Descripción Datos
| Nombre del atributo | Definición |
|---|---|
| idAsegurado | Código del asegurado |
| nombreAsegurado | Nombre del asegurado |
| apellidosAsegurado | Apellidos del asegurado |
| direccionAsegurado | Dirección del domicilio del asegurado |
| telefonoAsegurado | teléfono del asegurado |
Fase C - Arquitectura de Aplicación
En esta sección se describe las aplicaciones tecnológicas, según la arquitectura actual (línea base) se listan las aplicaciones empleadas en el proceso de negocio seleccionado.
| Aplicación | Descripción |
|---|---|
| Paquete Ofimático | Paquete general de ofimática que permite la escritura de documentos |
| Aplicación de maquetación | Paquete específico que permite la maquetación de un documento |
| Aplicación de gestión de clientes | Aplicación CRM para la captura de datos del cliente y emisión de documentos |
| Web de la compañía | Aplicación Web que permite al usuario emitir una copia de sus documentos. |
| Base de datos de clientes | Servidor de base de datos para la aplicación CRM |
Fase D - Arquitectura de Tecnología
| Componente | Aplicación a la que da servicio |
|---|---|
| Apache Tomcat | Web de la compañía |
| CRM | Aplicación de gestión de clientes |
| SQL SERVER | Base de datos de clientes |
| Microsoft Office | Paquete Ofimático |
| Microsoft Publisher | Aplicación de maquetación |
Fase E - Oportunidades y Soluciones
Análisis de Brechas
En base a la situación actual y al análisis se definen las siguientes brechas:
- La arquitectura de negocio en lo referente a la creación de documentos cuenta con actividades manuales.
- No se cuenta con una base de datos unificada de cláusulas que afecten a los documentos, por lo que una misma clausula en dos documentos puede ser distinta.
- No se cuenta con una base de datos de documentos, sino que existen procesos únicos para cada documento generado.
- Cada cambio en un documento implica un alto tiempo de disposición time-to-market debido a que los equipos técnicos tienen que adaptar cada uno de los procesos.
Soluciones
Incorporación de una aplicación para la definición de cláusulas y documentos que permita al equipo de Cumplimiento Normativo modificar los documentos en tiempo real, pudiendo reutilizar clausulas. Así mismo, la aplicación contará con un módulo de maquetación del documento. Dicha aplicación debe contar con un Webservice que permita invocarse desde las aplicaciones y que genere la última versión del documento, no siendo necesaria la participación de IT para la adaptación de los mismos.
Ventajas de la solución
- Contar con una herramienta que permita eliminar la interacción manual entre departamentos.
- Almacenaje de cláusulas y documentos, evitando que una misma clausula sea distinta entre los documentos.
- Un único servicio será el encargado de generar los documentos
- Ahorro de costes al no necesitar licencias de aplicación ofimática, maquetación y adaptación por parte de los equipos IT de cada documento.
Fase F - Plan de migración
Fase G - Implementación de Administración o Gobierno de Arquitectura
En la fase G se establece el gobierno de la arquitectura, mediante la definición de una serie de perfiles y responsabilidades institucionales, así como la responsabilidad a los integrantes del comité.
Fase H - Gestión del cambio de arquitectura
En la fase H se establece el modelo de Gestión del Cambio a adoptar adecuado a a la cultura institucional y a la naturaleza de la transformación que se llevará a cabo gracias a la Arquitectura. Entre ellas se encuentran:
Conclusiones
Como hemos visto la arquitectura empresarial y el marco TOGAF nos permiten obtener una visión 360 de la empresa, desde la estrategia empresarial, la organización, los procesos de negocio y como estos se desarrollan en las aplicaciones, el uso de datos en la empresa y la infraestructura que las soporta.
Beneficios de la Arquitectura Empresarial
Entre los principales beneficios que aporta la adopción de una Arquitectura Empresarial a la empresa se encuentran:
Beneficios para la organización
- Contar con una visión integral del modelo del negocio, incluyendo la interacción de todas las dimensiones involucradas.
- Organizaciones más flexibles y adaptable para aprovechar oportunidades.
- Aumenta la agilidad de la organización y mejorar la oportunidad (tiempo) para el desarrollo de nuevas innovaciones y capacidades.
- Creación de entornos innovadores y la generación de ideas entre empleados, proveedores y colaboradores.
- Mejorar el servicio de la organización y hacerla más eficiente
- Visibilidad del uso de los recursos y mejorar la toma de decisiones de negocio y la gestión oportuna al cambio
- Identificar rápidamente el impacto organizacional y técnico cuando se requiera un cambio en las operaciones
- Adopta un lenguaje común:
- Permite la identificación del estado actual de la empresa y de manera coherente y articulada en todos sus componentes.
- Identifica los elementos de la empresa en todos sus niveles, dotando a la empresa de inventarios, metodologías y léxico común.
- Permite la identificación y catalogación de los datos, identificando su uso y calidad.
- Permite conocer las capacidades de la empresa, identificando sinergias, duplicidades o fallas entre las distintas áreas de la empresa.
- Ayuda a crear una visión 360 de la empresa y a analizar los modelos de negocio, las sinergias, duplicidades.
- Guía la cartera de proyectos de transformación para orientar las inversiones basando las decisiones en hechos efectivos.
- Alinea las estrategias
- Respalda los cambios estratégicos, como los requisitos para las adquisiciones y las fusiones, así como simplifica la gestión del programa de integración que introduce nuevas tecnologías, la normativa y otros cambios legales.
- Optimiza la Reducción de costes
- Reducción de los costes operativos mediante la identificación de duplicidades, infrautilización de sistemas o infraestructura, tecnología obsoleta, etc.
- Mejora la planificación de los proyectos de actualización de la empresa, al identificar los componentes impactados en los mismos.
- Reduce Riesgos y facilita las auditorías
- Obtiene el inventariado de todos los componentes, facilitando la gestión de las áreas tanto técnicas como de negocio.
- Facilita la realización de análisis de impacto ante cualquier cambio, mediante la trazabilidad entre los distintos dominios de la empresa.
- Flexibilidad y Adaptación
- Permite conocer de forma real, medible y detallada, la brecha que existe entre el estado actual de los procesos del negocio y la tecnología que los soporta.
- Mejor Gobierno
- Mediante la adopción y definición de políticas y procedimientos estandarizados con el fin de facilitar el mantenimiento de la información a lo largo del tiempo.
Beneficios para la TI
- Estrategias de negocio y estrategia TI completamente vinculadas
- Dar visibilidad al valor de TI para la organización
- Optimizar las inversiones en TI, así como el uso más efectivo de recursos de TI
- Justifica la inversión ya que la metodología descriptiva permite materializar el trabajo de arquitectura y dinamizar las inversiones en TI, involucrando de forma activa al personal vinculado a las operaciones del negocio en los proyectos
- Proporcionar visibilidad de los procesos que permitan eliminar los silos de información / procesos / tecnología.
- Plataformas que garanticen la operación eficiente de los servicios de información, disminución de costos de mantenimiento y soporte.
- Portabilidad de aplicaciones y un entorno más flexible para la gestión de cambios
- Arquitecturas de TI escalables, flexibles, confiables, seguras, con énfasis en reutilización
- Reducir la complejidad de la Infraestructura de TI y maximizar el aprovechamiento de la infraestructura actual.
- Adapta el funcionamiento de la tecnología a la empresa